Para poder cambiar a SAP S/4HANA, se debe introducir el nuevo libro mayor de SAP. Comparado con el libro mayor clásico, el Nuevo Libro Mayor General ofrece varias funciones nuevas y mejoras.
Los siguientes componentes del libro mayor clásico se combinan en el nuevo libro mayor: FI Classic, UKV Ledger, EC-PCA, Special Ledger, EC-PCA, Special Ledger, Consolidation Ledger. Y la tabla de totales anterior GLT0 será reemplazada por la nueva tabla de totales FLAGLEXT.
El libro mayor es el elemento central de la contabilidad financiera. Consiste en cuentas del libro mayor, se utiliza para registrar todas las transacciones financieras y forma la base del balance. Los libros mayores, los libros auxiliares y las cuentas de los centros de beneficio se utilizan para cumplir con los requisitos legales e internos. Todavía no se ha realizado una conciliación automática entre el libro mayor y el auxiliar. Esto tiene que hacerse manualmente para cada trato.
El nuevo libro mayor ha estado disponible para los usuarios de SAP desde la introducción de SAP ERP 6.0. Permite una mayor integración de la contabilidad interna y externa. El cierre del período puede así acelerarse significativamente.
En SAP S/4 HANA, el nuevo libro mayor es una parte integral de la contabilidad.
El nuevo libro mayor tiene la funcionalidad de división de documentos. Esto tiene como objetivo garantizar que todos los documentos se puedan dividir según segmentos o centros de beneficio de tal manera que se puedan crear balances completos y cuentas de pérdidas y ganancias en este nivel.
Anteriormente, la contabilidad financiera y el control eran áreas separadas. Con Universal Ledger, SAP combina estas áreas de contabilidad interna y externa. Debido a que ambas áreas se consideraron independientes durante mucho tiempo, había tablas de bases de datos separadas para cada área.
Esto ha cambiado por completo con el nuevo libro mayor en S/4 HANA (Universal Ledger). Todos los datos y procesos relevantes están ahora en una sola tabla, la ACDOCA. Desde allí, se ponen a disposición de la contabilidad financiera, el control, la contabilidad de activos fijos y el libro mayor de materiales.
La combinación de contabilidad financiera y control trae ventajas considerables. Por un lado, no hay un proceso de conciliación que requiera mucho tiempo y, por otro lado, se evitan en gran medida los datos redundantes porque los elementos individuales solo se ingresan una vez.
Todavía se crean dos documentos para las contabilizaciones en el nuevo libro mayor, uno para FI y otro para CO. En el libro mayor universal, estos documentos se combinan completamente en una tabla. Y esta combinación no solo afecta a los documentos CO, sino también a los documentos materiales, por ejemplo. Esto reduce drásticamente el almacenamiento de datos redundantes en el sistema.
Se ha aumentado la gama de funciones. Cada código de empresa es compatible con varias monedas en el nuevo libro mayor. Esto significa que la moneda local se usa como la moneda de la sociedad y el euro o el dólar estadounidense se usa como la moneda del grupo. Los valores se convierten automáticamente a la moneda del grupo en tiempo real.
El almacenamiento de datos en Universal Journal tiene las siguientes ventajas:
El nuevo libro mayor general ofrece la opción de representar la contabilidad paralela utilizando libros mayores paralelos. Se asignan prefijos para las respectivas cuentas. 0 se utiliza para cuentas conjuntas, 1 para HGB y 2 para cuentas IFRS.
En los libros mayores paralelos, hay un libro principal. Esto suele corresponder a la normativa contable líder (PCGA locales, HGB o NIIF). Los otros libros mayores (no principales) se pueden representar con diferentes principios contables. Con este concepto se consiguen las siguientes ventajas:
Además, los libros mayores se pueden ampliar. En principio, todos los libros mayores se entregan como libros base. Estos se pueden complementar como libros adicionales.
Conciliar la contabilidad externa con la interna; Las transferencias a menudo tenían que realizarse para el cierre del período en el libro mayor general clásico al final del período. Un ejemplo:
Cada transacción comercial produce varios documentos. Con un documento de compras, se crea un documento en FI y en CO. Aunque estos datos están vinculados, se guardan en cada módulo como un documento separado. Si los costes en CO ahora se distribuyen a diferentes centros de coste, esto no se traslada directamente a FI. Esta información se almacena temporalmente en un libro mayor de reconciliación. Al final del período, se lleva a cabo la coordinación con FI. Se puede activar un registro de reconciliación en el nuevo libro mayor, que consulta en tiempo real si el documento debe contabilizarse en FI.
Otro ejemplo:
Si el monto de la factura no se paga en su totalidad, por ejemplo debido a un descuento por pronto pago, surgen costos de seguimiento. Si un cliente paga una factura de 1.000 EUR con un descuento del 3 %, los ingresos se reducen en 30 EUR. Eso tiene que ser ajustado en el CO. En el libro mayor clásico, esto se hacía anteriormente con una contabilización de compensación al final del período con un cargo adicional en el balance o cuenta de pérdidas y ganancias. En el nuevo libro mayor, la distribución en línea de los costos de seguimiento está vinculada a la división del documento. Por lo tanto, el documento original contiene información sobre cómo se debe llevar a cabo una reducción de CO en caso de que se deduzca un descuento por pronto pago.
El cierre rápido reemplaza muchas contabilizaciones de reconciliación al final del período y el trabajo de cierre se acelera significativamente.
La contabilidad interna y externa están creciendo juntas en el «Nuevo Libro Mayor». Funciones como la división de documentos y el cierre rápido al final del período aceleran el trabajo en el sistema. Y gracias a la nueva función «Segmento», es posible generar informes más detallados.
