Um auf SAP S/4HANA umstellen zu können, muss das neue Hauptbuch von SAP eingeführt werden. Im Vergleich zum klassischen Hauptbuch bietet das New General Ledger verschiedene neue Funktionen und Verbesserungen.
Im neuen Hauptbuch werden die folgenden Komponenten des klassischen Hauptbuchs zusammengefasst: FI-Classic, UKV-Ledger, EC-PCA, Special-Ledger, EC-PCA, Special-Ledger, Konsolidierungs-Ledger. Und die bisherige Summentabelle GLT0 wird von der neuen Summentabelle FLAGLEXT abgelöst.
Das Hauptbuch ist das zentrale Element der Finanzbuchhaltung. Es besteht aus Sachkonten, dient zur Erfassung sämtlicher Finanztransaktionen und bildet die Grundlage für die Bilanz. Hauptbücher, Nebenbücher und Profitcenter-Rechnungen werden genutzt, um den gesetzlichen und internen Vorgaben zu entsprechen. Ein automatischer Abgleich zwischen Haupt und Nebenbuch findet bisher nicht statt. Bei jedem Abschluss muss dies manuell erfolgen.
Das neue Hauptbuch steht bereits seit der Einführung von SAP ERP 6.0 den SAP Nutzern zur Verfügung. Es ermöglicht eine engere Verzahnung des internen mit dem externen Rechnungswesen. Der Periodenabschluss kann damit deutlich beschleunigt werden.
In SAP S/4 HANA ist das neue Hauptbuch ein fester Bestandteil des Rechnungswesens.
Im neuen Hauptbuch gibt es die Funktionalität Belegaufteilung. Diese ist dafür bestimmt, dass alle Belege sich nach Segmenten bzw. ProfitCentern so aufteilen lassen, als dass komplette Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen auf dieser Ebene erstellt werden können.
Bisher waren Finanzbuchhaltung und Controlling getrennte Bereiche. Mit dem Universal Ledger fasst SAP diese Bereiche des internen und externen Rechnungswesen zusammen. Weil beide Bereiche lange Zeit als voneinander unabhängig gesehen wurden, gab es eigene Datenbanktabellen für jeden Bereich.
Mit dem neuen Hauptbuch auf S/4 HANA hat sich das komplett geändert (Universal Ledger). Alle relevanten Daten und Vorgänge liegen nun in nur einer Tabelle, der ACDOCA. Sie werden von dort aus der Finanzbuchhaltung, dem Controlling, der Anlagenbuchhaltung und dem Material Ledger zur Verfügung gestellt.
Die Zusammenführung von Finanzbuchhaltung und Controlling bringt erhebliche Vorteile. Zum einen entfällt der aufwändige Abstimmungsprozess und zum anderen werden redundante Daten weitgehend vermieden, weil die Einzelposten nur noch einmal erfasst werden.
Im neuen Hauptbuch werden immer noch zwei Belege für die Buchungen angelegt, ein Beleg für FI und ein Beleg für CO. Im Universal Ledger werden diese Belege vollständig in einer Tabelle zusammengeführt. Und diese Zusammenlegung betrifft nicht nur CO Belege, sondern beispielsweise auch Materialbelege. Somit wird die redundante Datenhaltung im System drastisch reduziert.
Und es wurde der Funktionsumfang erhöht. Jeder Buchungskreis ist im neuen Hauptbuch mehrwährungsfähig. D.h. als Buchungskreiswährung wird die lokale Währung, als Konzernwährung der Euro oder US-Dollar verwendet. Die Werte werden automatisch realtime in der Konzernwährung umgerechnet.
Die Datenspeicherung im Universal Journal hat folgende Vorteile:
Das neue Hauptbuch bietet die Möglichkeit, eine parallele Rechnungslegung über parallele Ledger abzubilden. Es werden Präfixe für die jeweiligen Konten vergeben. Für die gemeinsamen Konten wird 0, für HGB wird 1 und für die IFRS Konten wird das Präfix 2 vergeben.
Bei den parallelen Ledgern gibt es ein führendes Ledger. Dieses entspricht meist der führenden Rechnungslegungsvorschrift (local GAAP oder HGB oder IFRS). Die weiteren Ledger (nicht-führende Ledger) lassen sich mit anderen Rechnungslegungsvorschriften darstellen. Mit diesem Konzept werden die folgenden Vorteile erzielt:
Daneben lassen sich die Ledger noch erweitern. Grundsätzlich werden alle Ledger als Basisledger ausgeliefert. Diese können als Erweiterungsledger ergänzt werden.
Um das externe mit dem internen Rechnungswesen abzustimmen; mussten zum Periodenabschluss im klassischen Hauptbuch zum Periodenende oft Umbuchungen erfolgen. Ein Beispiel:
Jeder Geschäftsvorfall produziert mehrere Belege. Bei einem Einkaufsbeleg entsteht jeweils im FI und im CO ein Beleg. Diese Daten sind zwar verknüpft, werden aber in jedem Modul als eigenständiger Beleg abgespeichert. Werden jetzt die Kosten im CO auf verschiedene Kostenstellen verteilt, dann wird das nicht direkt an FI weitergegeben. Diese Informationen werden in einem Abstimmledger zwischengespeichert. Zum Periodenabschluss erfolgt dann die Abstimmung mit dem FI. Im neuen Hauptbuch kann ein Abstimmungsprotokoll aktiviert werden, das in Echtzeit abfragt, ob der Beleg im FI gebucht werden soll.
Ein weiteres Beispiel:
Wenn der Rechnungsbetrag, beispielsweise durch Skontoabzug nicht in vollständiger Höhe zufließt entstehen Nachlaufkosten. Wenn ein Kunde eine Rechnung von 1.000 EUR unter Abzug von 3% Skonto bezahlt, wird der Erlös um 30 EUR vermindert. Das muss im CO angepasst werden. Im klassischen Hauptbuch erfolgte das bisher mit einer Ausgleichsbuchung am Periodenende mit einer Nachbelastung der Bilanz bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung. Im neuen Hauptbuch ist die Online Verteilung der Nachlaufkosten mit der Belegaufteilung verknüpft. Damit beinhaltet der Originalbeleg Informationen, wie bei einem eventuellen Skontoabzug eine Minderung im CO vorzunehmen ist.
Der Fast Close ersetzt zum Periodenende viele Abstimmungsbuchungen und die Abschlussarbeiten werden wesentlich beschleunigt.
Bei den parallelen Ledgern gibt es ein führendes Ledger. Dieses entspricht meist der führenden Rechnungslegungsvorschrift (local GAAP oder HGB oder IFRS). Die weiteren Ledger (nicht-führende Ledger) lassen sich mit anderen Rechnungslegungsvorschriften darstellen. Mit diesem Konzept werden die folgenden Vorteile erzielt:
Daneben lassen sich die Ledger noch erweitern. Grundsätzlich werden alle Ledger als Basisledger ausgeliefert. Diese können als Erweiterungsledger ergänzt werden.
Internes und externes Rechnungswesen wachsen im „Neuen Hauptbuch“ immer mehr zusammen. Funktionen wie die Belegaufteilung und der Fast Close beim Periodenabschluss beschleunigen das Arbeiten im System. Und durch das neue Merkmal „Segment“ ist ein detaillierteres Reporting möglich.
